Tehokasta työskentelyä tiimissä
Laajemman ryhmätyön tai pitkäkestoisen projektin alkaessa kannattaa perustaa tiimi Microsoft Teamsissa työskentelyä varten. Tällöin ryhmätyöhön liittyvä viestintä, tiedostojen jakaminen ja muokkaaminen sekä tehtävien aikataulutus onnistuu helposti samassa paikassa.
Tiimiin lisätty Tasks-sovellus auttaa tehtävien jakamisessa, aikatauluttamisessa sekä määräaikojen muistuttamisessa. Lisäksi ryhmätyön tai projektin kokonaistilanne hahmottuu ryhmäläisille paremmin, kun aloittamattomat, käynnissä olevat ja valmiit tehtävät löytyvät samasta paikasta.
Tiimi mahdollistaa monipuolisen työskentelyn yhdessä sovelluksessa, eikä muita sovelluksia tai alustoja tarvitse välttämättä käyttää. Alussa on hyvä käydä läpi kaikkien tiimiläisten kesken, mitä toimintoja Microsoft Teamsin tiimi mahdollistaa ja miten ne käytännössä toimivat. Myös toimintatavoista ja säännöistä keskusteleminen etukäteen on suotavaa, jotta vältyttäisiin ristiriitatilanteilta. Esimerkiksi tiimiläiset voivat sopia, että vapaamuotoiset keskustelut tapahtuvat kahvihuone-kanavalla, yleinen-kanava on ainoastaan tapaamisten järjestämistä varten jne.
Ennen työskentelyn aloittamista
Yksi ryhmäläisistä
- Kirjautuu O365-palveluun ja avaa Teams-sovelluksen
- Perustaa ryhmälle tiimin
- Liittää tiimiin muut ryhmäläiset jäseniksi tai omistajiksi
- Lisää tiimiin tarvittaessa kanavia työskentelyä helpottamaan
Katso tarkemmat ohjeet videolta Tiimin perustaminen (kesto 2:06).
Viestintä tiimissä
Tiimissä voi järjestää kokouksia ja kirjoittaa viestejä, joihin on merkitty tiimin jäseniä.
Verkkokokouksen järjestäminen
- Avaa Teams ja mene tiimiin, jossa haluat järjestää kokouksen.
- Valitse tiimin kanava, jonne teet kokouskutsun.
- Klikkaa “järjestä kokous” -painiketta oikeasta yläkulmasta
-
- Järjestä kokous nyt – Kokous alkaa välittömästi kyseisellä kanavalla.
- Ajoita kokous – Määritä kokouksen päivämäärä ja kesto sekä liitä kokouskutsuun tarvittavat liitteet.
- Jos kokous tallennetaan, tallenne on katsottavissa kyseisellä kanavalla.
Viestintä kanavilla
- Mene kanavalle, jonne haluat kirjoittaa viestin.
- Klikkaa Uusi keskustelu -painiketta.
- Kirjoita viesti ja merkitse tiimin jäseniä viestiin kirjoittamalla @-merkki nimen eteen.
- Viestiin merkitty tiimin jäsen saa ilmoituksen viestistä.
Katso tarkemmat ohjeet videolta Viestintä tiimissä (kesto 2:29) Avautuu uuteen välilehteen.
Tiedostojen lisääminen ja muokkaaminen
Tiimissä jäsenet voivat lisätä ja muokata tiedostoja.
- Avaa Teams ja mene tiimiin, jonne haluat lisätä tiedoston.
- Klikkaa kanavan yläpalkista toimintoa +Uusi
- Valitse asiakirja ja nimeä se.
- Voit myös tuoda tiedoston omalta laitteeltasi toiminnolla Lataa palvelimeen.
- Tiedostoja voivat muokata nyt kaikki tiimin jäsenet.
Katso tarkemmat ohjeet videolta Tiedostojen lisääminen tiimiin (kesto 2:20) Avautuu uuteen välilehteen.
Tehtävät tiimissä
Ryhmätyön tehtäviä, vastuuhenkilöitä ja aikataulutusta voi hallita lisäämällä kanavalle välilehden, johon valitaan sovellukseksi Tasks (Planner ja To Do).
- Klikkaa uusi välilehti tiimin kanavalle ja lisää tiimiin sovellus Tasks (Planner ja ToDo).
- Luo uusi suunnitelma ja anna välilehdelle nimi.
- Lisää uusia tehtäviä, joille nimeät vastuuhenkilöt ja määräpäivän.
- Nimeä säilöjä, esimerkiksi tehtävät, työn alla, valmis.
- Siirrä tehtäviä säilöihin tehtävän työvaiheen mukaan.
Katso tarkemmat ohjeet videolta Tehtävien hallinta (kesto 2:10). Avautuu uuteen välilehteen.
